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Datei-Eigenschaften - Workflow

In den Datei-Eigenschaften zum Workflow definieren Sie die Zuweisung eines Workflows (Freigabeprozesses) für diese Datei. Diese Funktion steht mit dem Zusatzmodul Workflow zur Verfügung.

Nach der Änderung oder Neuerstellung der Datei wird diese automatisch den Freigabe-Benutzern zur Freigabe vorgelegt.

Der bzw. die Freigabe-Benutzer werden zunächst per E-Mail benachrichtigt, dass eine Information freizugeben ist. Über die Browse&Edit Funktion werden einem entsprechenden Benutzer zur betreffenden Datei die Informationen zur Freigabe, Zurückweisung oder Bearbeitung einer Datei angezeigt.

Datei-Eigenschaften - Workflow 
Datei-Eigenschaften - Workflow

Bedienung

Folgende Funktionen stehen beim Bearbeiten der Workflow-Eigenschaften zur Verfügung:

'Zugewiesener Workflow':

Über die Auswahlbox können Sie einen der bereits angelegten Workflow-Definitionen auswählen. Diese wird der Datei nach Speichern/Zwischenspeichern zugewiesen, womit diese für den Workflow definiert ist.
Auswahlmöglichkeiten:

  • Kein Wert
    Der erste Eintrag in der Auswahlbox stellt einen leeren Eintrag dar, womit einer Datei kein Workflow zugewiesen wird.
  • Workflow erben
    Diese Auswahl trägt für die Workflow-Eigenschaft die Vererbung ein. Die Datei erhält somit die Workflow-Definition zugewiesen, die über die übergeordneten Verzeichnisse in den Standard-Dateieinstellungen zugewiesen worden ist.
  • Workflowname
    Diese Auswahl steht stellvertretend für die Auswahl einer bereits angelegten Workflow-Definition (z.B. "freigabe_einstufig").

'Workflow ausschließlich für folgende Gruppe anwenden':

Durch Klick auf den Auswahlpfeil Icon öffnet sich ein neues Fenster, über welches durch Anklicken eine Gruppe ausgewählt werden kann. Ein zugewiesener Freigabe-Workflow kann durch Auswahl einer Gruppe optional auf diese Benutzergruppe beschränkt werden. Pflegebenutzer, die nicht Mitglied der ausgewählten Gruppe sind, können die Datei ohne Workflow veröffentlichen.
Die Gruppenauswahl listet die in der Gruppenverwaltung vorhandenen Gruppen auf.
Durch Klick auf das Papierkorb-Symbol Icon kann die Gruppenzuweisung wieder gelöscht werden.
(verfügbar ab Version 006.003.076.000)


'Workflow nach der ersten Freigabe löschen':
Ist dieser Parameter aktiviert, wird der Workflow nach der ersten Freigabe gelöscht. Diese Einstellung kann dafür verwendet werden, um nur die Erstellung eines Dokumentes über den Workflow zu überwachen.
(verfügbar ab Version 006.003.084.001)

'Workflows verwalten':

Durch Klick auf diesen Button kann ein Administrator direkt auf die Workflow-Verwaltung zugreifen, um bestehende Workflow-Definitionen zu bearbeiten, zu löschen oder neue anzulegen.

Dateifunktionen

'Abbrechen':

Unterbricht die aktuelle Bearbeitung der Seite und verwirft die vorgenommenen Änderungen (seit dem letzten Zwischenspeichern) wieder.

'Speichern und schliessen':

Speichert die in der Datei vorgenommenen Änderungen endgültig in der Originaldatei ab und erstellt vom vorigen Stand je nach Einstellung eine Sicherung (Versionierung).

'Speichern':

Diese Zwischenspeichern-Funktion steht nur einem Administrator zur Verfügung und speichert bei Klick Änderungen direkt in der Orginaldatei ab, ohne jedes Mal eine Arbeitskopie abzulegen. Abgeschlossen wird die Dateibearbeitung immer über den Button 'Speichern und schliessen'.
Die Funktion ist zu empfehlen, wenn Änderungen ständig in der Präsenz verglichen werden sollen und nicht jedes Mal die Datei neu aufgerufen und gespeichert werden soll.

'Pause':

Speichert den derzeitigen Bearbeitungsstand der Datei in einer Arbeitskopie ab, die bei späterer Bearbeitung weiterverwendet werden kann.

'Vorschau':

Öffnet ein neues Fenster und zeigt den derzeitigen Bearbeitungsstand der Datei an.

'Versionen anzeigen':

Öffnet die Versionsverwaltung der aktuell bearbeiteten Datei. Diese Funktion steht Ihnen nur bei entsprechender Lizenzierung zur Verfügung.


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