INFO: Administrator 005.012.004.000 Zusatzmodul bis Core Prof. 3 Projekte

Workflow - E-Mail Vorlagen

Die für den Freigabeprozess innerhalb des Workflows erforderlichen E-Mail Vorlagen liegen standardmäßig im Weblication® Softwareverzeichnis ab (/weblication/grid5/default/workflow/mails). Die Inhalte dieser EML-Dateien finden Sie nachfolgend.

  • de.rejected.eml
    Diese Vorlage dient für die Hinweis-Meldung aufgrund einer Zurückweisung eines Workflows. Die E-Mail Adresse etc. sind an die individuellen Angaben anzupassen.
  • de.released.eml
    Diese Vorlage dient für die Hinweis-Meldung einer erfolgten Freigabe eines Workflows (letzte Stufe). Die E-Mail Adresse etc. sind an die individuellen Angaben anzupassen.
  • de.toRelease.eml
    Diese Vorlage dient für die Hinweis-Meldung zur Freigabeanfrage eines Workflows. Die E-Mail Adresse etc. sind an die individuellen Angaben anzupassen.

Sofern für Redakteure die englische oder französische Benutzersprache in der Benutzerverwaltung eingestellt ist, legen Sie die EML-Dateien entsprechend mit dem jeweiligen Sprachkürzel ab (z.B. en.rejected.eml bzw. fr.rejected.eml).
Damit ein Benutzer die entsprechenden Workflow-E-Mails erhalten kann, muss in der Benutzerverwaltung eine gültige E-Mail Adresse beim jeweiligen Benutzer hinterlegt sein und sichergestellt sein, dass E-Mails über PHP-Scripten auch verschickt werden können.

Beispiel: Inhalt der de.rejected.eml

From: [!--system.mail--]
To: [!--user.mail--]
Content-Type: text/plain; charset=UTF-8
Subject: Ihre Änderungen wurde zurückgewiesen: [!--document.path--]

Das folgende Dokument wurde vom Benutzer [!--userCur.username--] zurückgewiesen.
[!--env.hostURL--]/weblication/index.php?redirect=[!--document.path--]

Grund der Zurückweisung
[!--info.reason--]

Beispiel: Inhalt der de.released.eml

From: [!--system.mail--]
To: [!--user.mail--]
Content-Type: text/plain; charset=UTF-8
Subject: Ihre Änderungen wurden freigegeben: [!--document.path--]

Das folgende Dokument wurde freigegeben.
[!--env.hostURL--]/weblication/index.php?redirect=[!--document.path--]

Beispiel: Inhalt der de.toRelease.eml

From: [!--system.mail--]
To: [!--user.mail--]
Content-Type: text/plain; charset=UTF-8
Subject: Bitte geben Sie das Dokument frei: [!--document.path--]

Klicken Sie auf folgenden Link, um direkt zum freizugebenden Dokument zu gelangen
[!--env.hostURL--]/weblication/index.php?redirect=[!--document.pathDraftToRelease--]

Zur Dateiverwaltung
[!--env.hostURL--]/weblication/index.php?redirect=[!--document.pathFilemanager--]

Bedeutung der Platzhalter-Tags einer Workflow E-Mail Vorlage

Die verwendeten Platzhalter-Tags in der EML-Datei haben folgende Bedeutung:

  • [!--system.mail--]
    Dieser Platzhalter wird durch die E-Mail Addresse ersetzt, die in den Systemeinstellungen hinterlegt ist ('Absenderadresse von System E-Mails').
  • [!--user.mail--]
    Dieser Platzhalter wird durch die E-Mail Addresse des Benutzers ersetzt, der die entsprechende Workflow E-Mail erhält.
  • [!--userCur.username--]
    Dieser Platzhalter wird durch den Benutzernamen des aktuell eingeloggten Benutzers ersetzt.
  • [!--env.hostURL--]
    Dieser Platzhalter wird durch die URL (Domain) ersetzt (z.B. http://www.domain.dd).
  • [!--document.path--]
    Dieser Platzhalter wird durch den Pfad der im Workflow befindlichen Datei ersetzt (z.B. /de/aktuelles/meldungen/meldung_1.php).
    Es handelt sich hierbei um die Originaldatei, nicht die geänderte Datei (Arbeitskopie).
  • [!--document.pathDraft--]
    Dieser Platzhalter wird durch den Pfad der im Workflow befindlichen Datei ersetzt (z.B. /de/aktuelles/meldungen/weblication/documents/drafts/meldung_1.php).
    Es handelt sich hierbei um die Arbeitskopie.
  • [!--document.pathDraftToRelease--]
    Dieser Platzhalter wird durch den Pfad der freizugebenden Datei ersetzt (z.B. /de/aktuelles/meldungen/weblication/documents/drafts/meldung_1.toRelease.php).
    Es handelt sich hierbei um die freizugebende Arbeitskopie.

E-Mail Vorlagen projektspezifisch ablegen

Ab Weblication® Version 005.012.004.000 können Sie die Workflow-E-Mails optional auch projektspezifisch unter /IhrGlobalesProjekt/weblication/workflow/mails abgelegen. Kopieren Sie hierzu die im Softwareverzeichnis abliegenden EML-Dateien mit gleichem Namen in das zuvor genannte Verzeichnis Ihres globalen Projektes.

Ab Weblication® Version 005.021.001.003 können Sie zudem über eine Weiterleitung in den im globalen Projekt abliegenden Workflow E-Mails auf ein superglobales Projekt verweisen. Dies macht z.B. in einer Installation Sinn, über die mehrere Projekte abliegen, die auf die gleichen Workflow E-Mails zurückgreifen sollen. So muss eine evtl. Änderung nur in den superglobalen EML-Dateien vorgenommen werden.

Beispiel: Inhalt der /IhrGlobalesProjekt/weblication/workflow/mails/de.toRelease.eml

Redirect:/superglobal/workflow/mails/de.toRelease.eml

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